Accessibility Links
  • Job reference: RMS0145980

Personal Assistant

  • Sector: Commercial
  • Location: Moscow
  • Job type: Contract
  • Date posted: 08/08/2014
  • Time left:
    d h m s
    (04/09/14)
This vacancy has now expired.
The Company:
Наш клиент в рамках реализации Проекта заинтересован в поиске кандидата на вакансию Персональный ассистент

The Role:
В должностные обязанности Персонального ассистента входит

Для Директора по ОЗОТОБОС, Заместителя директора по ОЗОТОБОС и Директора производственного департамента (далее - руководителей):
1. Планирование рабочего дня (календарь, встречи, звонки, пр.);
2. Техническое обеспечение ежедневной деятельности руководителей (организация встреч, заседаний, совещаний и переговоров, звонков/ теле/ видеоконференций);
3. Создание условий, способствующих эффективной работе руководителей;
4. Организационно-административная поддержка руководителей (заполнение заявок на командировки и контроль за их организацией, бронирование гостиниц, трансферов, составление программы поездки, оформление и предоставление в соответствующие службы Компании документов для командирования, отпуска, оформление авансовых отчетов);
5. Исполнение поручений руководителей, а также подготовка ответов на внутренние и внешние запросы по вопросам своей компетенции;
6. Ведение делопроизводства, получение поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, ее передача в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов, прием документов и личных заявлений на подпись руководителей;
7. Согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений, доведение до них указаний и распоряжений руководителей по их поручению; контроль за соблюдением сроков и исполнением указаний и распоряжений, взятых на контроль;
8. Ведение телефонной и информационной базы в соответствии с поступающими звонками, своевременное оповещение руководителей о поступающих звонках, запросах на встречи;
9. Осуществление сбора материалов и информации, необходимых руководителям, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов и представление их руководителям;
10. Печать и хранение по указанию руководителей служебных материалов, необходимых для их работы;
11. Ведение деловой переписки, оформление в соответствии с установленными в Компании стандартами исходящих писем, приказов, запросов, поздравлений по указанию руководителей;
12. Оповещение участников совещаний, мероприятий о времени и месте проведения, повестке дня;
13. Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений работников Компании;
14. При необходимости сопровождение и обеспечение организационной поддержки руководителей на выездных мероприятиях;
15. Строгое и своевременное выполнение поручений и распоряжений руководителей;
16. Постоянное повышение своей квалификации;
17. Принятие участия во внутреннем и внешнем обучении в соответствии с локальными нормативными актами Компании;
18. Умение грамотно и в сжатые сроки готовить аналитические справки по актуальным вопросам соответствующей тематической направленности, находящимся в сфере своей ответственности;
19. Предложение, разработка и внедрение эффективных методов работы Дирекции в соответствии с поставленными задачами;
2.20. Соблюдение:
- норм деловой этики Компании, быть корректным, выдержанным, не допускать неуважительного отношения к другим работникам Компании;
- правил внутреннего трудового распорядка;
- положения по технике безопасности, охране труда и пожарной безопасности;
- иных локальных нормативных актов, в том числе о неразглашении конфиденциальной информации.
21. Регистрация подарков руководителей и ведение журнала учета знаков гостеприимства в соответствии с политикой Компании;
22. Ведение графика доступности Руководства Компании.
23. Выполнение отдельных служебных поручений руководителей;
24. Выполнение личных поручений руководителей;
25. Взаимодействие с сотрудниками Компании с целью обеспечения эффективного выполнения поручений руководителей;
26. Осуществление устного и письменного перевода для руководителей;
27. Доведение до сведения сотрудников Компании информации о предстоящих общих собраниях сотрудников с руководством Компании, организация их проведения.
28. Оказание поддержки директорам департаментов Компании во время отсутствия их административных помощников при необходимости.

Для переводческого сервиса Компании «СOMPANY Translations»:
29. Владение и обеспечение бесперебойного и эффективного функционирования корпоративного электронного сервиса организации переводов «СOMPANY Translations»;
30. Обработка входящих заявок на устный и письменный перевод, регистрация в журнале учета, согласование сроков выполнения перевода с заказчиком, координирование работы переводчиков, ведение архивной базы выполненных переводов;
31. Подготовка отчетов и табелей по факту выполненных работ для оплаты услуг внештатных переводчиков;
32. Ведение годовой отчетности по выполненным объемам устных и письменных переводов с разбивкой по департаментам и оптимизированным затратам, предоставление данных для налоговой службы;
33. Сбор и обработка форм обратной связи с расследованием случаев неудовлетворительных переводов;
34. Составление и ведение корпоративного словаря терминов и сокращений;
35. Разработка и внедрение мер и инициатив по улучшению работы сервиса в целом и оптимизации затрат на переводческие услуги.

Essential Skills / Qualifications:
Высшее профессиональное переводческое образование
Стаж работы в должности помощника первых лиц крупных компаний не менее 1 года.

Desirable Skills / Qualifications:
1.6. Специальные знания и навыки Персональный ассистент:
 распорядительные и нормативные документы, регламентирующие производственно-хозяйственную деятельность Компании;
 профиль, специализация и особенности структуры Компании;
 знание английского языка на свободном уровне;
 владение навыками устного и письменного перевода;
 знание международной этики делового общения и протокола;
 уверенный пользователь ПК (пакет программ Microsoft Office) и оргтехники;
 основы делопроизводства;
 умение вести деловую переписку на русском и английском языках;
 составление презентаций;
 навыки организации поездок и мероприятий;
 навыки планирования рабочего дня руководителя;
 стрессоустойчивость, умение работать в условиях многозадачности и крайней неопределенности;
 хорошие коммуникативные навыки, гибкость;
 способность эффективно работать в условиях многонациональной компании.
Similar jobs
Davina Thomas
Operation Admin Assistant Location: Perth, Western Australia Duration: 6 months The Role: On behalf of our client, we are looking to speak...
Heyon-Woo (Tommy) Jeong
Administrative Assistant Location: South Korea Duration: 1 year The Role: * Support all HSE Activities / Initiatives *...

TOP