Accessibility Links
  • Job reference: RMS0145980

Personal Assistant

  • Sector: Commercial
  • Location: Moscow
  • Job type: Contract
  • Date posted: 08/08/2014
This vacancy has now expired.
Send jobs like this to my email    What's this?
The Company:
Наш клиент в рамках реализации Проекта заинтересован в поиске кандидата на вакансию Персональный ассистент

The Role:
В должностные обязанности Персонального ассистента входит

Для Директора по ОЗОТОБОС, Заместителя директора по ОЗОТОБОС и Директора производственного департамента (далее - руководителей):
1. Планирование рабочего дня (календарь, встречи, звонки, пр.);
2. Техническое обеспечение ежедневной деятельности руководителей (организация встреч, заседаний, совещаний и переговоров, звонков/ теле/ видеоконференций);
3. Создание условий, способствующих эффективной работе руководителей;
4. Организационно-административная поддержка руководителей (заполнение заявок на командировки и контроль за их организацией, бронирование гостиниц, трансферов, составление программы поездки, оформление и предоставление в соответствующие службы Компании документов для командирования, отпуска, оформление авансовых отчетов);
5. Исполнение поручений руководителей, а также подготовка ответов на внутренние и внешние запросы по вопросам своей компетенции;
6. Ведение делопроизводства, получение поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, ее передача в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов, прием документов и личных заявлений на подпись руководителей;
7. Согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений, доведение до них указаний и распоряжений руководителей по их поручению; контроль за соблюдением сроков и исполнением указаний и распоряжений, взятых на контроль;
8. Ведение телефонной и информационной базы в соответствии с поступающими звонками, своевременное оповещение руководителей о поступающих звонках, запросах на встречи;
9. Осуществление сбора материалов и информации, необходимых руководителям, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов и представление их руководителям;
10. Печать и хранение по указанию руководителей служебных материалов, необходимых для их работы;
11. Ведение деловой переписки, оформление в соответствии с установленными в Компании стандартами исходящих писем, приказов, запросов, поздравлений по указанию руководителей;
12. Оповещение участников совещаний, мероприятий о времени и месте проведения, повестке дня;
13. Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений работников Компании;
14. При необходимости сопровождение и обеспечение организационной поддержки руководителей на выездных мероприятиях;
15. Строгое и своевременное выполнение поручений и распоряжений руководителей;
16. Постоянное повышение своей квалификации;
17. Принятие участия во внутреннем и внешнем обучении в соответствии с локальными нормативными актами Компании;
18. Умение грамотно и в сжатые сроки готовить аналитические справки по актуальным вопросам соответствующей тематической направленности, находящимся в сфере своей ответственности;
19. Предложение, разработка и внедрение эффективных методов работы Дирекции в соответствии с поставленными задачами;
2.20. Соблюдение:
- норм деловой этики Компании, быть корректным, выдержанным, не допускать неуважительного отношения к другим работникам Компании;
- правил внутреннего трудового распорядка;
- положения по технике безопасности, охране труда и пожарной безопасности;
- иных локальных нормативных актов, в том числе о неразглашении конфиденциальной информации.
21. Регистрация подарков руководителей и ведение журнала учета знаков гостеприимства в соответствии с политикой Компании;
22. Ведение графика доступности Руководства Компании.
23. Выполнение отдельных служебных поручений руководителей;
24. Выполнение личных поручений руководителей;
25. Взаимодействие с сотрудниками Компании с целью обеспечения эффективного выполнения поручений руководителей;
26. Осуществление устного и письменного перевода для руководителей;
27. Доведение до сведения сотрудников Компании информации о предстоящих общих собраниях сотрудников с руководством Компании, организация их проведения.
28. Оказание поддержки директорам департаментов Компании во время отсутствия их административных помощников при необходимости.

Для переводческого сервиса Компании «СOMPANY Translations»:
29. Владение и обеспечение бесперебойного и эффективного функционирования корпоративного электронного сервиса организации переводов «СOMPANY Translations»;
30. Обработка входящих заявок на устный и письменный перевод, регистрация в журнале учета, согласование сроков выполнения перевода с заказчиком, координирование работы переводчиков, ведение архивной базы выполненных переводов;
31. Подготовка отчетов и табелей по факту выполненных работ для оплаты услуг внештатных переводчиков;
32. Ведение годовой отчетности по выполненным объемам устных и письменных переводов с разбивкой по департаментам и оптимизированным затратам, предоставление данных для налоговой службы;
33. Сбор и обработка форм обратной связи с расследованием случаев неудовлетворительных переводов;
34. Составление и ведение корпоративного словаря терминов и сокращений;
35. Разработка и внедрение мер и инициатив по улучшению работы сервиса в целом и оптимизации затрат на переводческие услуги.

Essential Skills / Qualifications:
Высшее профессиональное переводческое образование
Стаж работы в должности помощника первых лиц крупных компаний не менее 1 года.

Desirable Skills / Qualifications:
1.6. Специальные знания и навыки Персональный ассистент:
 распорядительные и нормативные документы, регламентирующие производственно-хозяйственную деятельность Компании;
 профиль, специализация и особенности структуры Компании;
 знание английского языка на свободном уровне;
 владение навыками устного и письменного перевода;
 знание международной этики делового общения и протокола;
 уверенный пользователь ПК (пакет программ Microsoft Office) и оргтехники;
 основы делопроизводства;
 умение вести деловую переписку на русском и английском языках;
 составление презентаций;
 навыки организации поездок и мероприятий;
 навыки планирования рабочего дня руководителя;
 стрессоустойчивость, умение работать в условиях многозадачности и крайней неопределенности;
 хорошие коммуникативные навыки, гибкость;
 способность эффективно работать в условиях многонациональной компании.
Similar jobs
Yasmine Al-Noah
Site Stores supervisor (FLT) Location Hampshire Duration 4 months initially The Role: Management and control of plant and...
Krystal Crofts
Service Coordinator - SAP Location Stone, Staffordshire Duration temp to perm The Role: To provide administration/coordination support to...
Joanna Milne
Admin Assistant Location Aberdeen Duration 12 months The Role: In this role you will work alongside the Crewing...

Back to Top

By clicking "Save" you consent to
receiving matching jobs based on the
job/page you are viewing by email from
Fircroft, as detailed in our privacy policy
Fircroft would like to keep you up to date with our current vacancies and latest company updates via email. Occasionally Fircrofts marketing may contain 3rd party or affiliate information, however we will not share your personal data with any 3rd parties without your consent. From time to time, we might contact you to get your views on the service you have received. To help you get the best out of Fircroft, we may personalise them based on your location and how you use fircroft.com
Fircroft would like to keep you up to date with the latest company updates and vacancies via SMS / Text messages
Your consent options above means that Fircroft cannot contact you about any new or alternative career vacancies. If you want Fircroft to only contact you about the role(s) you have applied for please continue, however if you would like to be considered for other positions please allow us to contact you by changing one or more of the above consent.